Ein zusätzlicher Freigabeschritt. Eine Auswertung, die niemand mehr liest. Ein Auftrag, der wegen fehlender Angaben zweimal zurückkommt. Jeder dieser Vorgänge kostet für sich wenig. Weil er sich bei jedem Auftrag wiederholt, bindet er über das Jahr spürbar Kapazität.

In der Kostenrechnung taucht dieser Aufwand nicht auf. Er verteilt sich auf viele Personen und steckt in den Personal- und Betriebskosten. Welche Tätigkeit ihn verursacht und ob sie noch gebraucht wird, sieht man dort nicht. Deshalb übersteht er auch jede Budgetrunde: Wer Kosten senken will, schaut auf Kostenstellen und Lieferantenrechnungen, selten auf einzelne Arbeitsschritte.

Für die Geschäftsleitung liegt hier ein Ansatzpunkt, den klassische Sparprogramme nicht erreichen. Wer vermeidbare Arbeit erkennt, kann Abläufe vereinfachen und Kapazität für die Aufgaben freisetzen, die das Geschäft weiterbringen.

Wo der Aufwand entsteht

Sonderwünsche, die zur Gewohnheit werden

Individuelle Kundenanforderungen machen einen Auftrag oft erst attraktiv. Sie lösen aber zusätzliche Schritte aus, etwa bei der Auftragsprüfung, in der Arbeitsvorbereitung oder in der Dokumentation. Werden solche Sonderleistungen selbstverständlich erbracht, weiss irgendwann niemand mehr, was sie das Unternehmen kosten. Der Auftrag wird dann besser beurteilt, als er ist.

Die Geschäftsleitung sollte sehen können, welche Abweichungen vom Standard wiederkehren und was sie bringen. Daraus folgen konkrete Entscheide: Die Leistung wird beschrieben und verrechnet, ihre Abwicklung wird vereinfacht, oder sie wird bewusst weitergeführt, weil sie Kunden bindet.

Unklare Zuständigkeiten

Ein Vorgang wird weitergereicht, weil niemand sicher ist, wer entscheiden darf. Eine zweite Freigabe wird eingeholt, obwohl die zuständige Person bereits geprüft hat. Jede dieser Schlaufen erzeugt Rückfragen und Wartezeit.

Solche Abläufe lassen sich mit wenigen Fragen untersuchen: Welche Entscheidung wird tatsächlich gebraucht, wer trägt dafür die Verantwortung, und welchen Zweck erfüllt der zusätzliche Prüfschritt? Klar geregelte Entscheidungskompetenzen verkürzen den Ablauf. Kontrollen mit echtem Zweck, etwa das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen, bleiben bestehen.

Fehler, die immer wieder korrigiert werden

Fehlende Angaben im Auftrag führen zu Rückfragen, unvollständige Stammdaten zu manuellen Korrekturen. Wer denselben Fehler jede Woche behebt, hat kein Kapazitätsproblem, sondern ein Ursachenproblem.

Die Lösung liegt am Anfang des Ablaufs. Es wird festgelegt, welche Informationen vor der Weiterbearbeitung vorliegen müssen und wer für ihre Qualität verantwortlich ist. Das spart Bearbeitungszeit und kann Folgekosten vermeiden, etwa für Korrekturlieferungen oder Materialausschuss. Wie gross die Wirkung ist, zeigt erst die Prüfung des konkreten Ablaufs.

Projekte, die Nacharbeit nach sich ziehen

Bei IT-Einführungen und Systemwechseln entstehen versteckte Kosten oft erst nach dem Go-live. Schnittstellen funktionieren nicht wie geplant, Anpassungen werden nachgeschoben, Mitarbeitende behelfen sich mit eigenen Listen neben dem neuen System. Je mehr externe Dienstleister beteiligt sind, desto grösser wird der Abstimmungsaufwand, und Verzögerungen führen zu Nachforderungen.

In keinem Projektbudget tauchen diese Folgekosten auf, weil das Projekt formal abgeschlossen ist. Wer ein laufendes Vorhaben früh überprüft, erkennt solche Abweichungen, solange sie sich noch mit vertretbarem Aufwand korrigieren lassen.

Aufgaben ohne Abnehmer

Eine monatliche Auswertung kann sauber aufgebaut sein und trotzdem kaum noch gelesen werden. Dasselbe gilt für wiederkehrende Sitzungen und interne Dokumentationen. Ihr Nutzen lässt sich mit den Empfängern klären. Manches kann seltener oder in kleinerem Umfang erledigt werden, anderes wird weiterhin gebraucht.

Dabei zählt die Reihenfolge. Bevor eine Aufgabe automatisiert wird, sollte feststehen, ob sie in diesem Umfang noch nötig ist. Sonst investiert das Unternehmen in die effizientere Erstellung von etwas, das niemand nutzt.

Freie Kapazität ist noch keine Einsparung

Wird eine Tätigkeit vereinfacht oder gestrichen, entsteht zuerst freie Arbeitszeit. Die Lohnkosten bleiben, solange sich an den Ausgaben nichts ändert. Wer das in der Planung übersieht, rechnet mit Einsparungen, die in der Erfolgsrechnung nie ankommen.

Die frei gewordene Kapazität kann trotzdem viel wert sein. Mitarbeitende bauen Auftragsrückstände ab oder übernehmen Aufgaben, für die bisher externe Unterstützung eingekauft wurde. Zur finanziellen Einsparung wird sie erst, wenn dadurch tatsächlich Kosten entfallen.

Darum sollten Arbeitszeit und finanzielle Wirkung getrennt ausgewiesen werden. Der Aufwand für die Veränderung selbst gehört in dieselbe Rechnung. So sieht die Geschäftsleitung, ob eine Massnahme vor allem Kapazität schafft oder auch die laufenden Ausgaben senkt.

Fünf Fragen für die nächste GL-Sitzung

Welche Sonderleistungen erbringen wir regelmässig, ohne sie zu verrechnen?
Wo holen wir Freigaben ein, die keine zusätzliche Sicherheit bringen?
Welche Fehler korrigieren wir jeden Monat aufs Neue?
Welches abgeschlossene Projekt verursacht heute noch Nacharbeit?
Welche Berichte und Sitzungen würde niemand vermissen?

Mit einem Ablauf beginnen

Für den Einstieg reicht ein wiederkehrender Vorgang, bei dem zusätzlicher Aufwand vermutet wird. Gemeinsam mit den Beteiligten wird nachvollzogen, welche Schritte anfallen und wodurch Rückfragen oder Korrekturen entstehen. Die Untersuchung zeigt auch, wie häufig der Vorgang vorkommt und wer das Ergebnis braucht. Daraus lässt sich beurteilen, welche Veränderung sinnvoll ist und wie ihre Wirkung später überprüft wird.

Sie erhalten damit eine Grundlage, um Verbesserungen gezielt zu beauftragen und ihre Ergebnisse nachzuvollziehen.

Abexis macht vermeidbaren Aufwand sichtbar

Abexis untersucht mit Ihren Verantwortlichen ausgewählte Abläufe und laufende Projekte. Sie erhalten bewertete Massnahmen mit erwarteter Wirkung, Umsetzungskosten und geschäftlichen Risiken, wobei Kapazität und finanzielle Wirkung getrennt ausgewiesen sind.

Die Geschäftsleitung entscheidet über die Veränderungen. Auf Wunsch begleitet Abexis die interne Umsetzung und überprüft die Wirkung gemeinsam mit der Finanzfunktion.

Sprechen Sie mit uns über einen Kostencheck. Wir klären mit Ihnen, welcher Ablauf sich für den Einstieg eignet und welche Entscheidungsgrundlagen Sie dafür benötigen.