Warum Projekte scheitern, obwohl alle Beteiligten gute Arbeit leisten
30 Jahre Projekterfahrung und ein Fehler, der mir immer wieder begegnet.
Ein Projekt wird gestartet. Die Geschäftsleitung hat hohe Erwartungen, das Budget ist genehmigt, ein Projektleiter bestimmt und das Team motiviert.
Die ersten Wochen verlaufen vielversprechend. Workshops werden durchgeführt, Anforderungen aufgenommen und erste Ergebnisse präsentiert.
Doch irgendwann tauchen Fragen auf:
Warum setzen wir diese Funktion überhaupt um? Wer hat entschieden, dass diese Anforderung Priorität hat? Weshalb erwartet die Geschäftsleitung etwas anderes als das Projektteam?
Plötzlich wird diskutiert, was eigentlich längst hätte geklärt sein müssen.
Nach rund drei Jahrzehnten in der Projektwelt habe ich eine Beobachtung gemacht: Eines der grössten Risiken für den Projekterfolg entsteht häufig, bevor die eigentliche Umsetzung beginnt.
Es sind unklare Ziele und fehlende Prioritäten.
Alle arbeiten, aber nicht unbedingt auf dasselbe Ziel hin
In vielen Unternehmen wird viel Zeit in die Projektplanung investiert. Termine werden festgelegt, Ressourcen zugeteilt und Aufgaben definiert.
Doch eine entscheidende Frage bleibt manchmal unbeantwortet:
Was genau soll durch dieses Projekt für das Unternehmen besser werden?
Nehmen wir als Beispiel die Einführung eines neuen ERP Systems.
Die Geschäftsleitung erwartet mehr Transparenz und tiefere Prozesskosten. Die Produktion möchte ihre Abläufe möglichst wenig verändern. Der Vertrieb wünscht sich zusätzliche Funktionen und die IT legt Wert auf eine standardisierte Systemlandschaft.
Jede dieser Erwartungen ist nachvollziehbar.
Problematisch wird es, wenn nicht festgelegt wird, welche Ziele Vorrang haben und wer bei Zielkonflikten entscheidet.
Das Projektteam arbeitet engagiert, erfüllt Anforderungen und erreicht vielleicht sogar seine Meilensteine. Trotzdem wächst die Unzufriedenheit.
Das Projekt macht Fortschritte, aber der erwartete Geschäftsnutzen bleibt unklar.
Das eigentliche Problem zeigt sich oft erst später
Fehlende Zielklarheit wird zu Beginn häufig unterschätzt. Ihre Auswirkungen zeigen sich meist erst im Projektverlauf.
Typische Anzeichen sind:
Anforderungen werden laufend ergänzt oder verändert.
Entscheidungen werden wiederholt diskutiert.
Projektteams arbeiten an Aufgaben mit unklarem Nutzen.
Fachbereiche verfolgen unterschiedliche Prioritäten.
Termine geraten unter Druck und Budgets werden zunehmend belastet.
Die Erwartungen der Auftraggeber stimmen nicht mehr mit den Projektergebnissen überein.
In solchen Situationen wird häufig versucht, die Projektsteuerung zu intensivieren. Zusätzliche Statusmeetings werden angesetzt, detailliertere Berichte verlangt und der Druck auf das Projektteam erhöht.
Doch mehr Kontrolle löst kein Problem, dessen Ursache in einer unklaren Zielsetzung liegt.
Fünf Fragen, die jedes Projekt beantworten können sollte
Aus meiner Sicht sollten Auftraggeber und Projektleitung regelmässig überprüfen, ob die folgenden Fragen eindeutig beantwortet sind.
1. Welchen konkreten Geschäftsnutzen soll das Projekt erzielen?
Nicht die Einführung einer Software ist das eigentliche Ziel, sondern beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten, bessere Datenqualität oder effizientere Prozesse.
2. Woran erkennen wir, dass das Projekt erfolgreich ist?
Erfolgskriterien sollten möglichst messbar sein. Ein eingehaltenes Budget allein sagt noch wenig darüber aus, ob der erwartete Nutzen erreicht wurde.
3. Welche Ziele haben Priorität?
Wenn Termine, Kosten, Qualität und Funktionsumfang miteinander in Konflikt geraten, muss klar sein, welche Vorgaben verbindlich sind und welche angepasst werden dürfen.
4. Wer entscheidet bei unterschiedlichen Interessen?
Klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse verhindern, dass wichtige Fragen zwischen Fachbereichen, Projektleitung und Geschäftsleitung liegen bleiben.
5. Sind die Projektziele allen Beteiligten gleichermassen bekannt?
Ein genehmigter Projektauftrag genügt nicht. Die Ziele müssen verstanden, kommuniziert und bei wesentlichen Veränderungen erneut überprüft werden.
Was können Geschäftsleitung und Projektverantwortliche konkret tun?
Mein Rat: Überprüfen Sie bei einem laufenden Projekt nicht ausschliesslich Termine, Kosten und erledigte Aufgaben.
Prüfen Sie auch, ob das Projekt weiterhin auf die richtigen Ziele ausgerichtet ist.
Ein strukturiertes Projektassessment kann dabei helfen, unterschiedliche Erwartungen sichtbar zu machen, Schwachstellen in der Steuerung zu erkennen und notwendige Entscheidungen vorzubereiten.
Dabei geht es nicht darum, die bisherige Arbeit des Projektteams infrage zu stellen.
Es geht darum, frühzeitig Klarheit zu schaffen, Risiken zu reduzieren und die vorhandenen Ressourcen auf die wirklich relevanten Ergebnisse auszurichten.
Eine unabhängige Aussensicht kann besonders dann wertvoll sein, wenn sich unterschiedliche Interessen entwickelt haben oder der Projektalltag kaum noch Raum für grundsätzliche Fragen lässt.
Meine wichtigste Erkenntnis aus 30 Jahren Projektarbeit
Ein guter Projektplan ist wertvoll. Ein erfahrenes Projektteam ebenso.
Doch beides kann fehlende Klarheit über die Ziele nicht vollständig kompensieren.
Wer nicht eindeutig definiert, was erreicht werden soll, kann auch nicht zuverlässig beurteilen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.
Deshalb lohnt es sich, gelegentlich eine scheinbar einfache Frage zu stellen:
Arbeiten wir noch an den richtigen Dingen oder sind wir vor allem damit beschäftigt, unseren Projektplan abzuarbeiten?
Wie gut ist Ihr Projekt tatsächlich auf Kurs?
Abexis Advisory unterstützt Unternehmen mit unabhängigen Projektassessments, Projektreviews sowie Projekt und Risikomanagement.
Gerne prüfen wir gemeinsam, ob Ziele, Prioritäten und Projektsteuerung ausreichend aufeinander abgestimmt sind und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Für eine persönliche Beratung oder ein unverbindliches Gespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns über unsere Kontaktseite.
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