Der CEO hält alles zusammen
Status abfragen und offene Punkte nachhalten beanspruchen viel persönliche Zeit.
Abexis Virtual Management Office
Zusätzliche Managementkapazität.
Ohne zusätzliche Managementstelle.
Externe Managementunterstützung für CEO und Geschäftsleitung. Wir bereiten Entscheide vor und koordinieren die Umsetzung Ihrer wichtigsten Vorhaben.
Flexibel eingebunden. Mit klar vereinbartem Auftrag.
Die Themen werden bearbeitet. Doch wer hält das Gesamtbild zusammen? Wenn wichtige Vorhaben gleichzeitig laufen, braucht es jemanden, der Abhängigkeiten klärt und vereinbarte Massnahmen nachverfolgt. Das Abexis Virtual Management Office übernimmt diese Aufgabe gemeinsam mit Ihrer Geschäftsleitung.
Typische Ausgangslage
Viele Vorhaben. Begrenzte Managementkapazität.
Eine ERP-Einführung läuft, der Vertrieb braucht neue Impulse und eine Schlüsselposition ist neu zu besetzen. Dazu kommen Investitionsentscheide oder Fragen zum Einsatz von KI.
Das VMO eignet sich für KMU, deren Geschäftsleitung zusätzliche Unterstützung bei der übergreifenden Steuerung benötigt. Bestehende Fachbereiche bleiben eingebunden.
Vorhaben konkurrieren um Kapazität
Dieselben Schlüsselpersonen werden gleichzeitig in mehreren Initiativen benötigt.
Entscheide bleiben offen
Grundlagen fehlen oder Zuständigkeiten sind nicht ausreichend geklärt.
Massnahmen verlieren an Verbindlichkeit
Beschlüsse werden gefasst, doch Fortschritt und Abschluss sind nicht durchgängig sichtbar.
Unser Auftrag
Wir entlasten die Geschäftsleitung bei der Koordination und halten nach, was gemeinsam vereinbart wurde.
Leistungsumfang
Sechs Bausteine für eine verlässliche Steuerung.
Wir verbinden bestehende Informationen zu einer gemeinsamen Führungsübersicht. Umfang und Bearbeitungstiefe richten sich nach Ihrem Bedarf und dem vereinbarten Mandat.
Das VMO nutzt vorhandene Berichte und Systeme. So bleiben Kennzahlen und Verantwortlichkeiten dort verankert, wo die fachliche Verantwortung liegt.
01Management Agenda
Gemeinsam mit der Geschäftsleitung fokussieren wir bis zu fünf Unternehmensprioritäten. Wir halten den gewünschten Zielzustand fest und machen sichtbar, was zugunsten dieser Prioritäten zurückgestellt wird.
Je Priorität: Ziel und Messgrösse, verantwortliche Person, Termin und Status.
02Initiativen und Projektportfolio
Strategische Vorhaben werden in einer gemeinsamen Übersicht geführt. Wir klären ihren Beitrag zu den Prioritäten und zeigen Abhängigkeiten sowie Engpässe bei internen Kapazitäten auf. Der erwartete Nutzen wird im Verlauf überprüft.
Je Vorhaben: Nutzen, Budget, Meilensteine und Verantwortung sowie Kapazitäten, Risiken und Abhängigkeiten.
03Entscheidungsmanagement
Wir führen offene Entscheide zusammen und bereiten die erforderlichen Grundlagen auf. Optionen und eine Empfehlung helfen der zuständigen Person oder dem zuständigen Gremium zu entscheiden. Die Folgen eines Aufschubs werden sichtbar.
Je Entscheid: Entscheidungsbefugnis, benötigte Grundlagen und Frist sowie Beschluss und Folgeaufgaben.
04Risiken und Massnahmen
Wir strukturieren die führungsrelevanten Risiken und besprechen ihre Bewertung mit den Verantwortlichen. Massnahmen erhalten eine Zuständigkeit und einen Termin. Kritische Veränderungen werden nach vereinbarten Regeln eskaliert.
Je Risiko: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, Risikoverantwortung, Massnahmen, Termine und Entwicklung.
05Management Cockpit
Die Geschäftsleitung erhält eine kompakte Übersicht über ausgewählte Kennzahlen und den Handlungsbedarf. Wir stimmen Definitionen und Datenquellen mit den Fachverantwortlichen ab. Zielabweichungen werden mit ihrer Entwicklung dargestellt.
Je Kennzahl: Definition, Datenquelle, zuständige Person, Zielwert und Istwert sowie Aktualität und Trend.
06Umsetzungssteuerung
Wir verfolgen vereinbarte Massnahmen und sprechen Blockaden mit den Verantwortlichen an. Dabei betrachten wir auch organisatorische Voraussetzungen wie geklärte Rollen oder erforderliche Schulungen. Erledigte Massnahmen werden anhand des vereinbarten Ergebnisses abgeschlossen.
Je Massnahme: Ergebnis, verantwortliche Person, Frist und Status sowie Blockaden und Abschlussnachweis.
CEO Management Cockpit
Illustrative StrukturUnternehmensentwicklung
Umsatz und AuftragseingangZiel / Ist / Trend
Marge und LiquiditätAbweichung / Handlungsbedarf
Prioritäten und Vorhaben
ERP-EinführungRot · Testkapazität klären
VertriebsentwicklungGelb · Massnahme nachhalten
Risiken und Kapazitäten
Wesentliche RisikenVeränderung / Gegenmassnahmen
Personelle EngpässeAuswirkung / Zuständigkeit
Welche Entscheide muss die Geschäftsleitung jetzt treffen?
Beispiel ohne Kundendaten. Kennzahlen und Inhalte werden unternehmensspezifisch festgelegt.
Ihr Ergebnis
Eine Seite für das Wesentliche.
Das monatliche Management Cockpit verdichtet die Führungsinformationen. Es zeigt, wo ein Entscheid oder Eingreifen erforderlich ist. Die Detailnachweise bleiben in den zugrunde liegenden Übersichten.
Weniger Koordinationsaufwand für den CEO
Aktuelle Informationen werden bei den Verantwortlichen zusammengeführt.
Nachvollziehbare Entscheide
Entscheidungsbedarf und die erforderlichen Grundlagen sind erkennbar.
Verbindliches Nachhalten
Vereinbarte Massnahmen haben klare Zuständigkeiten und Termine.
Ein gemeinsames Bild
Die Geschäftsleitung bespricht Fortschritt und Engpässe auf derselben Grundlage.
Angebotsmodelle
So viel Unterstützung, wie Ihr Unternehmen benötigt.
Die Modelle unterscheiden sich in der Intensität der Begleitung. Wir vereinbaren die betreuten Themen und den konkreten Leistungsumfang innerhalb des verfügbaren Zeitkontingents.
VMO Light
Führungsübersicht
Ca. 2 Tage pro Monat
Für eine Geschäftsleitung, die ihre wichtigsten Themen monatlich strukturiert besprechen möchte.
- Management Agenda und monatliches Cockpit
- Monatliche Besprechung mit CEO-Sparring
- Überprüfung der wesentlichen Risiken
- Dokumentation vereinbarter Massnahmen
VMO Core
Aktive Koordination
Ca. 1 Tag pro Woche
Für mehrere Vorhaben, die eine regelmässige bereichsübergreifende Abstimmung benötigen.
- Leistungen aus VMO Light
- Pflege des Initiativen- und Projektportfolios
- Entscheidungsübersicht und KPI-Nachverfolgung
- Vorbereitung vereinbarter GL-Sitzungen
- Regelmässiges Nachhalten bei den Verantwortlichen
VMO Executive
Erweiterte Stabsfunktion
Ca. 2 Tage pro Woche
Für CEO und Geschäftsleitung mit erhöhtem Koordinationsbedarf oder einer umfassenden Veränderungsagenda.
- Leistungen aus VMO Core
- Vertiefte Unterstützung bei Transformationsvorhaben
- Management-Workshops und Steuerungsgremien
- Koordination externer Partner im vereinbarten Umfang
- Aufbereitung von Unterlagen für den Verwaltungsrat
Die Zeitangaben dienen der Orientierung. Umfang und Bearbeitungstiefe werden im Mandat festgelegt. VMO Light setzt aktuelle Daten und Statusmeldungen des Kunden voraus. Eine eigene Projektleitung wird ausdrücklich vereinbart und innerhalb des Kontingents eingeplant oder separat beauftragt.
Unsere Rolle
Nah an der Geschäftsleitung. Mit klarer Verantwortung.
Abexis arbeitet als externe Managementunterstützung mit Ihrem Führungsteam zusammen. Das Mandat schafft die Grundlage dafür, Informationen einzuholen und vereinbarte Massnahmen nachzuverfolgen.
Wir klären zu Beginn die Entscheidungswege und die Zusammenarbeit mit bestehenden Funktionen.
Abexis koordiniert und bereitet vor
Wir verdichten Informationen, bereiten Entscheide vor und verfolgen vereinbarte Massnahmen nach.
Die Geschäftsleitung entscheidet
Unternehmensentscheide verbleiben bei den zuständigen Personen oder Gremien. Weitergehende Befugnisse werden ausdrücklich vereinbart.
Fachbereiche verantworten die Umsetzung
Die operative Linienführung und fachliche Verantwortung bleiben im Unternehmen. Spezialprüfungen werden bei Bedarf gesondert beauftragt.
Bestehende Funktionen werden eingebunden
Das VMO arbeitet mit Controlling und Projektverantwortlichen zusammen und nutzt vorhandene Berichte und Systeme.
VMO Management Setup
Mit einer arbeitsfähigen Übersicht starten.
Innerhalb von rund zwei Kalenderwochen erarbeiten wir mit Ihnen eine erste Managementübersicht und vereinbaren den Steuerungsrhythmus. Voraussetzung sind verfügbare Informationen und die Mitwirkung der Geschäftsleitung. Der tatsächliche Aufwand richtet sich nach der Ausgangslage.
- 01
Auftrag klären
Wir besprechen die Ausgangslage und legen die betreuten Themen sowie Zuständigkeiten fest.
- 02
Informationen verbinden
Wir sichten vorhandene Berichte und klären Datenquellen sowie offene Informationslücken.
- 03
Steuerung aufbauen
Wir erstellen die vereinbarten Übersichten für Prioritäten und Vorhaben sowie Risiken und Entscheide.
- 04
Gemeinsam prüfen
Wir besprechen die erste Übersicht und vereinbaren den Rhythmus der weiteren Zusammenarbeit.
Nach dem Setup entscheiden Sie, ob Sie die Steuerung intern weiterführen oder Abexis mit der laufenden Begleitung beauftragen.
Setup besprechen ↗FAQ
Häufige Fragen
Das Mandat richtet sich nach Ihrer Organisation und den Themen, bei denen tatsächlich Unterstützung benötigt wird.
Nächster Schritt
Wo braucht Ihre Geschäftsleitung Entlastung?
In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihre Ausgangslage und den passenden Umfang der Unterstützung.