Ein Projektreview ist kein Statusmeeting und keine Pflichtübung. Richtig eingesetzt, ist es ein Führungsinstrument, um Steuerungsfähigkeit, Wirkung und Risiken frühzeitig zu überprüfen.
Die folgende Checkliste dient als Leitfaden für Reviews während der Laufzeit und sollte je nach Projektgrösse und Komplexität angepasst werden.
1. Strategischer Fit & Projektziele
- Sind die Projektziele weiterhin klar, verständlich und priorisiert?
- Strategischer Check: Zahlt das Projekt noch immer auf die aktuellen Unternehmensziele ein oder haben sich Prioritäten verschoben?
- Ist der Projektumfang eindeutig definiert und wird er eingehalten?
- Welche Erfolgskriterien gelten aktuell und wer bewertet diese?
2. Projektplan & Meilensteine
- Sind die Aufgaben zur Zielerreichung klar beschrieben?
- Welche Meilensteine sind kritisch für den Erfolg?
- Gibt es Abhängigkeiten (extern/intern), die den Fortschritt gefährden?
3. Ressourcen & Teamdynamik
- Sind Rollen klar definiert und Kapazitäten realistisch verteilt?
- Psychologische Sicherheit: Können Probleme und Risiken im Team offen und angstfrei angesprochen werden?
- Wo bestehen Engpässe und welche Kompetenzen fehlen für die nächste Phase?
4. Fortschritt, Zeit & Budget
- Liegt das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen?
- Sind Abweichungen transparent dokumentiert und erklärbar?
- Sind die kommenden Meilensteine mit den aktuellen Ressourcen noch erreichbar?
5. Qualität & Standards
- Wird die Ergebnisqualität laufend überprüft (statt erst am Ende)?
- Werden definierte Qualitätsstandards und Richtlinien eingehalten?
- Finden strukturierte Peer-Reviews oder Abnahmen statt?
6. Kommunikation & Stakeholder Management
- Sind alle relevanten Stakeholder identifiziert und angemessen informiert?
- Entsprechen der Fortschritt und die Ergebnisse den Erwartungen der Stakeholder?
- Sind Entscheidungswege klar oder gibt es Reibungsverluste?
7. Risikomanagement
- Wurden Risiken frühzeitig bewertet und aktiv gesteuert (nicht nur dokumentiert)?
- Sind Gegenmassnahmen klar zugewiesen und in ihrer Wirksamkeit geprüft?
- Notfallplanung: Gibt es für die Top-3-Risiken klare "Plan B"-Szenarien und definierte Trigger-Punkte, ab wann diese aktiviert werden?
- Frühwarnsystem: Sind Indikatoren definiert, die eine Verschlechterung der Situation anzeigen, bevor der Ernstfall eintritt?
8. Dokumentation & Entscheidungen
- Ist der Projektverlauf für Aussenstehende nachvollziehbar dokumentiert?
- Sind die Gründe für wichtige Richtungsentscheidungen festgehalten?
- Sind Annahmen und Prämissen für alle Beteiligten transparent?
9. Feedback & Kontinuierliches Lernen
- Wird Feedback aus dem Team aktiv eingeholt und umgesetzt?
- Lessons Learned: Welche Fehler der letzten Phase wurden analysiert, um sie ab sofort zu vermeiden?
- Was wird im Projektvorgehen konkret angepasst?